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GUIDE

Schema di redazione del verbale di assemblea e delle relative votazioni

L’importanza di redigere un verbale corretto

Il verbale di assemblea condominiale è il documento ufficiale che riporta quanto deliberato durante l’assemblea ed è destinato a rimanere agli atti, in quanto costituisce prova delle dichiarazioni rilasciate da chi l’ha sottoscritto e dei fatti che riporta. 

Per questi motivi il verbale di assemblea condominiale riveste la massima importanza ai fini dello svolgimento del lavoro dell’amministratore di condominio e della realizzazione di quanto deliberato. 

Per essere considerato valido e non essere soggetto a contestazioni, la redazione del verbale deve rispettare alcuni requisiti formali.

I suggerimenti che seguono sono da considerare una guida che permette di rispettare le regole fondamentali per la sua validità.

Gli elementi fondamentali del verbale di assemblea condominiale

Ogni verbale di assemblea dovrà contenere i seguenti elementi:

  • Intestazione: riporta il nome del condominio, l’indirizzo completo, la data e l’ora dell’assemblea e specifica se si svolge in prima o seconda convocazione
  • Presenti e rappresentati: elenco dei nomi di tutti i condomini presenti all’assemblea, con i relativi millesimi, e di quelli rappresentati da deleghe, raffrontati al numero totale degli aventi diritto alla partecipazione
  • Elezione del presidente dell’assemblea: se necessario, riporta il nome del presidente eletto all’inizio dell’assemblea.
  • Ordine del giorno: l’elenco degli argomenti oggetto di discussione durante l’assemblea, che sono stati individuati in precedenza e comunicati con la convocazione
  • Constatazione della regolare convocazione: la verifica da parte del presidente ha accertato che si è raggiunta la maggioranza necessaria a procedere e quindi l’assemblea può avere inizio
  • Discussione e decisioni: per ogni punto all’ordine del giorno riporta un sommario resoconto della discussione e il testo delle deliberazioni assunte. Per ognuna, specifica il nome dei condomini favorevoli, contrari o astenuti. È importante tenere presente che l’art. 1130, comma 7, del Codice Civile prevede che il verbale, oltre a dare conto delle deliberazioni, debba essere rappresentativo dell’andamento della riunione e possa contenere anche le brevi dichiarazioni dei condomini che ne chiedano l’inserimento
  • Varie ed eventuali: nelle convocazioni alle assemblea è uso comune inserire come ultimo punto all’ordine del giorno l’espressione “varie ed eventuali”, che permette di affrontare argomenti e problemi sorti successivamente all’invio della convocazione. È importante ricordare però che tutto ciò che viene discusso in questa categoria non può essere validamente deliberato a meno che non siano presenti alla votazione tutti i condomini facenti parte della compagine condominiale. La discussione può valere solo come orientamento per le successive riunioni e per la formazione del loro ordine del giorno

Accorgimenti per la redazione corretta del verbale

La redazione del verbale può avvenire anche a seduta chiusa. È però consigliabile, ai fini di riportare fedelmente il procedimento di formazione della volontà dell’assemblea, che la stesura avvenga contestualmente alla riunione.

È inoltre sempre preferibile far scrivere a mano il verbale dal segretario, verificando che durante la stesura non sia lasciato nessuno spazio bianco, in particolare tra l’ultima riga del verbale e le firme che il presidente e il segretario dovranno apporre a conferma della veridicità di quanto scritto. Questa modalità scongiura il rischio che lo spazio vuoto possa essere usato indebitamente per aggiungere informazioni all’insaputa dell’assemblea. È buona norma far leggere e firmare il verbale a tutti i condomini presenti, specialmente nel caso in cui ci siano state richieste di inserire dichiarazioni a verbale, come conferma dell’esatta trascrizione delle stesse. 

Una buona consuetudine è quella di eleggere come segretario una persona che non abbia la disponibilità diretta del verbale al termine dell’assemblea, in modo che eventuali integrazioni successive emergano facilmente in virtù della diversa grafia. 

Per quanto riguarda la lingua utilizzata per il verbale, la legge stabilisce che la maggioranza dell’assemblea possa deliberare validamente che il verbale sia redatto in una lingua diversa dall’italiano, in quanto il verbale è considerato come un atto privato e non pubblico.

Trascrizione del verbale

Successivamente, il verbale dell’assemblea deve essere obbligatoriamente trascritto nel registro apposito, come stabilito dall’art. 1136, ultimo comma, del Codice Civile, e firmato dal presidente e dal segretario. È prassi diffusa, specialmente nei condomini più piccoli e nei contesti più tranquilli, che il verbale sia scritto direttamente sul registro dedicato e qui firmato.

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